Quand on est entrepreneur indépendant, on doit savoir être partout à la fois. En plus de notre cœur de métier, nous devons mener de front notre business, le gérer administrativement et bien plus… Alors pourquoi ne pas s’aider d’un outil particulièrement puissant pour nous aider à nous organiser ?

Pourquoi j’utilise Trello ?

Comme dit précédemment, mon quotidien de freelance fait que je dois être partout à la fois. Administratif, clients, évolutions… je dois penser à tout, tout le temps et pour tout le monde. Manque de bol, je ne suis pas la personne la plus rigoureuse qui soit, cependant j’ai su reconnaître en Trello, un allié de taille qui allait pouvoir me soulager la tête.

Mettre à plat mes idées

J’ai toujours été quelqu’un qui devait écrire mes idées ou mes tâches sur le papier. Celles-ci s’ancrent plus vite dans ma mémoire. Le hic ? Je suis le genre de personne qui a-dooore les carnets… Vas-y que j’achète des carnets juste parce qu’ils sont beaux, vas-y que j’en commence un autre alors que le dernier n’est pas terminé… Du coup, c’était non seulement ingérable dans la logistique (quel carnet prendre…) et en plus de cela, comme je rature aussi pas mal, ça devenait très vite illisible.

Le fait de passer sur Trello me permet donc d’avoir une vision propre, claire et d’avoir aussi une vision d’ensemble sur mes idées ou mes tâches.

Mobilité first

Comme c’est un service en ligne, vous pouvez accéder à Trello ou bon vous semble ! C’est ainsi que j’ai Trello : dans mes favoris sur mon navigateur, que je l’ai en appli Windows, en appli sur mon téléphone et pour finir sur ma tablette (non il n’y en aura pas assez!). En comparaison, ma boîte mail n’est synchronisée que sur mon ordinateur et sur mon téléphone.

Travail collaboratif

Lors d’un projet, et notamment lors de la création de site web, sur l’ensemble du processus de création, beaucoup d’échanges se font avec le client. Faire un échange de mails à chaque fois peut vite devenir la pagaille… Alors que sur Trello, vous pouvez assigner une tâche à quelqu’un, et voir les activités de chacun. Le travail en collaboration est d’une simplicité inouïe.

Évolutivité

De mon côté, je n’utilise qu’une version gratuite de Trello car la version gratuite propose déjà un bel éventail de services mais l’avantage de Trello c’est que le service propose des « Power ups », des petites extensions que l’on peut ajouter à Trello. Cela permet donc de personnaliser au maximum ses tableaux, ses cartes, de sorte à coller au maximum avec vos envies/activités.

Présentation générale

Pour faire simple, Trello est l’équivalent d’un tableau blanc sur lequel nous y collons des post-it. Simple non ?

A – Les tableaux

Un tableau, c’est un projet ou un endroit où l’on va inscrire toutes nos tâches/informations etc…

B – Les listes

Les listes permettent d’organiser les cartes (C). Vous pouvez créer le nombre de listes que vous souhaitez. Celles-ci peuvent correspondre aux étapes d’un projets par exemple. Les cartes sont ainsi déplacées de liste en liste. Ces listes peuvent être disposées comme vous le souhaitez.

C – Les cartes

Le nerf de la guerre. Elles sont utilisées pour représenter des idées, des tâches, des éléments… qui doivent être réalisés. L’ajout d’une carte se fait tout simplement en cliquant sur « Ajouter une carte… » sur le bas de chaque liste. Pour personnaliser votre carte il suffit de cliquer dessus. Les cartes peuvent être déplacées à volonté sur les listes.

D – Menu

Le menu se trouvant à droite du tableau, permet de gérer les membres du tableau, ses paramètres filtrer les cartes (par membre, par étiquettes etc…). C’est aussi là que vous pourrez ajouter les Power-Ups. Dans ce menu, vous y trouverez également toutes les activités qui ont été faites sur le tableau.

Zoom sur les cartes

Attaquons le nerf de la guerre : la carte ! C’est grâce à elles que Trello tire sa force. Petit tour d’horizon :

Carte Trello

1 – Nom de la carte

Vous inscrivez ici le nom de la carte.

2 – Description

Il s’agit ici de décrire le but de la carte. Vous pouvez mettre en forme votre carte :

E – Membres

Les membres sont les personnes à qui la carte est assignée. Les membres verront donc toutes les activités que se passent sur cette carte.

F – Étiquettes

Les étiquettes permettent de mettre des couleurs sur les cartes. De cette manière, cela permet de classer les cartes selon des critères (ex : importance de la carte, appartenance à un projet…)

G – Checklist

Comme son nom l’indique, il est possible d’ajouter des checklists à ses cartes de sorte à pouvoir suivre la progression de la carte. Très utile pour les tâches répétitives.

H – Date limite

Il est possible d’ajouter une date limite à la carte. Vous aurez une notification (à paramétrer) de rappel. Petit plus : vous pourrez ainsi trier l’affichage des cartes selon la date limite.

I – Pièce jointe

L’ajout de pièce jointe est un jeu d’enfant : vous pouvez soit joindre des cartes, les unes aux autres, soit joindre des pièces jointes depuis votre ordinateur.

Power-Ups

Comme expliqué plus haut, il est possible d’ajouter des nombreux Power-Ups (pour les versions payantes de Trello). Cela permet d’ajuster au maximum ses besoins. Pour la version gratuite, il est possible d’ajouter 2 power-ups.

J – Déplacer

Plutôt que de déplacer la carte à la main, l’onglet déplacer permet de déplacer la carte grâce à ses options. Vous pourrez ainsi déplacer la carte sur un autre tableau, choisir sa liste et sa position dans la liste.

K – Copier

Similaire au déplacement, la carte actuelle est copiée sur la liste ou le tableau souhaité.

L – Créer un modèle

La carte actuelle est crée comme modèle, cela permet de pouvoir se resservir de cette carte ultérieurement.

M – Suivre

Par défaut, lorsqu’un carte vous est assignée, vous suivez automatiquement la carte (cela permet d’être notifié en cas d’activité et/ou pour les rappel de date limite). Vous pouvez cependant suivre une carte sur laquelle vous n’êtes pas assigné.

N – Archiver

Comme son nom l’indique, l’archivage de la carte permet de la faire disparaître de la liste. La carte est cependant toujours accessible dans les éléments archivés (accessibles depuis le Menu du tableau > Plus > Éléments archivés). Attention, lorsque l’on clique sur Archiver, il est possible de supprimer la carte. Ce dernier cas supprime totalement la carte.

O – Partager 

De nombreuses options de partages sont possibles : l’impression, l’export en JSON, le lien directement vers la carte…

Vous l’aurez compris, rien que dans sa version gratuite, Trello vous propose une multitude de fonction qui vous permettront de vous organiser mais aussi de booster votre productivité et même pour organiser votre vie personnelle !

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